Regulamin świadczenia usług i korzystania z serwisu Widovelako

1. Warunki ogólne

1.1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady korzystania ze strony internetowej dostępnej pod adresem https://widovelako.com/ (dalej: „Serwis”) oraz warunki świadczenia przez Widovelako usług eventowych o tematyce kasynowej (dalej: „Usługi”).

1.2. Operatorem Serwisu oraz Organizatorem wydarzeń jest Widovelako (dalej: „Organizator” lub „Agencja”). Dane identyfikacyjne, adresowe i kontaktowe Organizatora są podane w sekcji kontaktowej Serwisu oraz w korespondencji umownej kierowanej do Klienta.

1.3. Użytkownikiem Serwisu jest każda osoba odwiedzająca Serwis lub korzystająca z funkcjonalności dostępnych online (dalej: „Użytkownik”). Klientem jest podmiot, który składa zapytanie ofertowe, dokonuje rezerwacji lub zawiera z Organizatorem umowę na realizację Usług (dalej: „Klient”).

1.4. Korzystając z Serwisu oraz składając zapytanie, rezerwację lub zawierając umowę z Organizatorem, Użytkownik i Klient oświadczają, że zapoznali się z Regulaminem, akceptują jego treść i zobowiązują się do jego przestrzegania.

1.5. Serwis ma charakter informacyjny i prezentacyjny. Służy w szczególności do prezentacji oferty ekskluzywnych wydarzeń o tematyce kasynowej, portfolio realizacji, opisów usług, przykładowych konceptów oraz do umożliwienia kontaktu z Organizatorem w celu przygotowania indywidualnej oferty.

1.6. Wszystkie przedstawione w Serwisie treści, w tym opisy usług, materiały tekstowe, graficzne i fotograficzne, mają charakter poglądowy i nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do zawarcia umowy na warunkach każdorazowo uzgodnionych z Klientem.

1.7. Regulamin ma zastosowanie zarówno do Klientów będących konsumentami, jak i do Klientów będących przedsiębiorcami, z uwzględnieniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów dotyczących ochrony konsumentów.

2. Zakres usług

2.1. Organizator specjalizuje się w projektowaniu, koordynacji i realizacji ekskluzywnych wydarzeń o tematyce kasynowej, w szczególności: wieczorów pokerowych, nocy casino royale, eleganckich eventów firmowych, gal, jubileuszy, przyjęć prywatnych, uroczystych kolacji, bankietów i spotkań VIP.

2.2. Zakres Usług może obejmować w szczególności:

• kompleksową koncepcję kreatywną wydarzenia, spójną z wizerunkiem marki Klienta,
• aranżację przestrzeni eventowej inspirowaną ekskluzywnymi kasynami (dekory, oświetlenie, strefy lounge, elementy scenograficzne),
• zapewnienie profesjonalnych stołów do pokera, ruletki, blackjacka oraz innych gier o charakterze rozrywkowym,
• obsługę doświadczonych krupierów, konferansjerów oraz animatorów,
• koordynację logistyczną i techniczną, w tym montaż, demontaż oraz nadzór nad przebiegiem atrakcji,
• organizację dodatkowych elementów wydarzenia, takich jak oprawa muzyczna, multimedia, foto i video, atrakcje towarzyszące czy dedykowane strefy VIP.

2.3. Wszystkie gry i aktywności prowadzone w ramach wydarzeń mają wyłącznie charakter rozrywki i integracji. W ramach realizowanych Usług:

• nie są przyjmowane, gromadzone ani rozliczane jakiekolwiek realne zakłady pieniężne,
• nie jest prowadzona działalność hazardowa w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa,
• uczestnicy korzystają z żetonów, kart i innych rekwizytów o charakterze wyłącznie symbolicznym i rozrywkowym.

2.4. Szczegółowy zakres Usług, miejsce realizacji, liczba uczestników, przebieg atrakcji, czas trwania wydarzenia oraz dodatkowe elementy są każdorazowo określane indywidualnie w ustaleniach z Klientem i potwierdzane w ofercie, zamówieniu lub umowie.

2.5. Organizator zastrzega sobie prawo do proponowania Klientowi rozwiązań alternatywnych, jeżeli z przyczyn technicznych, organizacyjnych, lokalowych lub niezależnych od Organizatora realizacja danego elementu wydarzenia w zaplanowanej formie okaże się niemożliwa. Rozwiązania te będą dobierane z zachowaniem charakteru premium i ekskluzywnego stylu wydarzenia.

3. Proces rezerwacji i zawierania umowy

3.1. Proces rezerwacji rozpoczyna się poprzez złożenie przez Klienta zapytania do Organizatora, w szczególności za pośrednictwem formularza kontaktowego w Serwisie, wiadomości e-mail, telefonu lub innych kanałów komunikacji uzgodnionych z Organizatorem.

3.2. W zapytaniu Klient powinien wskazać co najmniej: planowany termin wydarzenia, przybliżoną liczbę uczestników, rodzaj wydarzenia (np. event firmowy, gala, przyjęcie prywatne), preferowaną lokalizację oraz wstępne oczekiwania dotyczące charakteru atrakcji.

3.3. Na podstawie otrzymanego zapytania Organizator przygotowuje wstępną ofertę lub propozycję wstępnego zakresu Usług, zawierającą orientacyjny kosztorys, opis koncepcji oraz informacje dotyczące dostępności terminu.

3.4. Umowa pomiędzy Klientem a Organizatorem zostaje zawarta z chwilą pisemnego (w tym elektronicznego) potwierdzenia przyjęcia oferty przez Klienta lub podpisania odrębnej umowy ramowej bądź zamówienia. Potwierdzenie może nastąpić także poprzez wymianę korespondencji e-mail, jeżeli strony tak postanowią.

3.5. Warunkiem ostatecznego zarezerwowania terminu i przystąpienia przez Organizatora do szczegółowego planowania wydarzenia może być dokonanie przez Klienta wpłaty zaliczki w wysokości i terminie określonym w ofercie lub umowie. Informacja o wymaganej zaliczce i sposobie jej płatności jest przekazywana Klientowi przed zawarciem umowy.

3.6. W trakcie współpracy Organizator pozostaje w kontakcie z Klientem, przedstawiając propozycje koncepcji, harmonogram wydarzenia, dobór atrakcji oraz niezbędne informacje organizacyjne. Klient zobowiązuje się do udzielania terminowych odpowiedzi, dostarczania niezbędnych danych oraz akceptacji kluczowych elementów projektu.

3.7. Ewentualne zmiany w stosunku do pierwotnie uzgodnionego zakresu Usług, w szczególności dotyczące liczby uczestników, terminu, miejsca realizacji, programu czy budżetu, wymagają każdorazowo odrębnego uzgodnienia i mogą mieć wpływ na ostateczną cenę realizacji wydarzenia.

4. Płatności i fakturowanie

4.1. Wynagrodzenie Organizatora za realizację Usług ustalane jest indywidualnie z Klientem w oparciu o zakres wydarzenia, liczbę uczestników, poziom komplikacji produkcyjnej, lokalizację oraz dodatkowe elementy i świadczenia.

4.2. Zasady i harmonogram płatności (w szczególności wysokość zaliczki, terminy płatności kolejnych transz wynagrodzenia oraz termin płatności rozliczenia końcowego) są każdorazowo określane w ofercie, zamówieniu lub umowie i wiążą strony po ich akceptacji.

4.3. Płatności mogą być realizowane w formach uzgodnionych z Organizatorem, w szczególności przelewem bankowym na wskazany rachunek lub innymi metodami płatności zaakceptowanymi przez Organizatora. Szczegółowe dane do płatności są przekazywane Klientowi w dokumentach rozliczeniowych.

4.4. Organizator wystawia na rzecz Klienta faktury lub rachunki zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz ustaleniami stron. Klient zobowiązany jest do przekazania kompletnych i prawidłowych danych do faktury przed jej wystawieniem.

4.5. Wszelkie koszty dodatkowe wynikające z indywidualnych ustaleń z Klientem, w szczególności dotyczące niestandardowych atrakcji, ponadstandardowej scenografii, kosztów dojazdu, noclegów załogi, transportu sprzętu, wynajmu lokalu czy opłat licencyjnych, są każdorazowo komunikowane Klientowi i mogą być doliczone do wynagrodzenia na zasadach uzgodnionych w umowie.

4.6. W przypadku opóźnienia w płatnościach Organizator jest uprawniony do naliczenia ustawowych odsetek za opóźnienie, a także – po uprzednim wezwaniu Klienta do zapłaty – do wstrzymania się z realizacją Usług lub ograniczenia zakresu działań do czasu uregulowania należności.

5. Polityka zmiany i anulowania rezerwacji

5.1. Klient ma prawo wystąpić do Organizatora z wnioskiem o wprowadzenie zmian do zamówionej Usługi, w szczególności w zakresie terminu wydarzenia, liczby uczestników, miejsca realizacji lub programu. Możliwość wprowadzenia zmian uzależniona jest od dostępności zasobów Organizatora i warunków współpracy z podwykonawcami.

5.2. Zmiany w zamówieniu mogą skutkować modyfikacją poziomu wynagrodzenia oraz harmonogramu płatności. Organizator informuje Klienta o ewentualnych konsekwencjach finansowych przed zaakceptowaniem zmian. Zmiany uznaje się za przyjęte po ich pisemnym (w tym e-mailowym) potwierdzeniu.

5.3. Klient może anulować rezerwację lub odstąpić od umowy na zasadach określonych w umowie, ofercie lub odrębnych ustaleniach. Zasady te uwzględniają w szczególności czas pozostały do planowanej daty wydarzenia, zakres dokonanych przygotowań oraz koszty poniesione przez Organizatora.

5.4. W przypadku anulowania rezerwacji przez Klienta Organizator może zatrzymać całość lub część otrzymanej zaliczki, a także obciążyć Klienta kosztami rzeczywiście poniesionymi w związku z przygotowaniem wydarzenia (w tym kosztami rezerwacji podwykonawców, zakupu materiałów, projektów scenograficznych, przygotowanych materiałów promocyjnych itp.), o ile takie zasady zostały przewidziane w umowie oraz są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

5.5. W sytuacjach wyjątkowych, niezależnych od stron (siła wyższa), takich jak klęski żywiołowe, poważne zakłócenia porządku publicznego, nagłe ograniczenia administracyjne uniemożliwiające realizację wydarzeń, strony dążą do wypracowania rozwiązania umożliwiającego zmianę terminu lub formuły wydarzenia, w miarę możliwości bez ponoszenia nadmiernych kosztów przez żadną ze stron.

6. Odpowiedzialność i bezpieczeństwo

6.1. Organizator ponosi odpowiedzialność za należyte wykonanie Usług zgodnie z przyjętym zakresem, zasadami profesjonalnej organizacji wydarzeń oraz ekskluzywnym standardem obsługi charakterystycznym dla marki Widovelako.

6.2. Organizator dokłada najwyższej staranności, aby wszystkie wydarzenia odbywały się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa, ładu organizacyjnego oraz komfortu uczestników. W tym celu Organizator współpracuje z wykwalifikowanymi krupierami, technikami, koordynatorami i innymi specjalistami.

6.3. Uczestnicy wydarzeń są zobowiązani do przestrzegania zasad bezpieczeństwa oraz wskazówek przekazywanych przez obsługę Organizatora, w szczególności dotyczących korzystania z przestrzeni eventowej, sprzętu, stołów do gier i atrakcji towarzyszących.

6.4. Klient ponosi odpowiedzialność za zachowanie uczestników wydarzenia, w szczególności za szkody wyrządzone przez nich w mieniu Organizatora, podwykonawców, obiektu, w którym odbywa się wydarzenie, oraz w mieniu innych uczestników, na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa oraz w umowie.

6.5. Wszystkie działania prowadzone w ramach wydarzeń mają charakter rozrywkowy, integracyjny i wizerunkowy. Organizator w szczególności:

• nie prowadzi gier losowych, zakładów wzajemnych, gier na automatach ani żadnych innych form hazardu,
• nie przyjmuje ani nie rozlicza stawek pieniężnych,
• nie umożliwia uczestnikom uzyskania realnych wygranych pieniężnych lub rzeczowych o charakterze losowym.

6.6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za decyzje biznesowe lub osobiste Klienta podejmowane na podstawie inspiracji, opisów czy materiałów prezentowanych w Serwisie, w tym za sposób interpretacji przez Klienta przedstawionych koncepcji, rekomendacji lub opisów wydarzeń.

6.7. W granicach dopuszczalnych przez obowiązujące przepisy odpowiedzialność Organizatora wobec Klientów będących przedsiębiorcami może zostać ograniczona w umowie, w szczególności co do wysokości ewentualnego odszkodowania oraz zakresu odpowiedzialności za utracone korzyści.

7. Ochrona danych osobowych

7.1. Administratorem danych osobowych Użytkowników i Klientów jest Organizator. Dane są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

7.2. Organizator przetwarza dane osobowe w celu:

• obsługi zapytań kierowanych za pośrednictwem Serwisu oraz innych kanałów komunikacji,
• przygotowania i przedstawienia ofert współpracy,
• zawarcia i realizacji umów dotyczących Usług eventowych,
• rozliczeń, prowadzenia dokumentacji księgowej i archiwizacji dokumentów,
• realizacji obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze,
• prowadzenia działań informacyjnych i marketingowych, w tym wysyłki newslettera – o ile została wyrażona stosowna zgoda.

7.3. Podanie danych osobowych przez Klienta lub Użytkownika może być niezbędne do obsługi zapytania, przygotowania oferty, zawarcia umowy lub realizacji Usług. Brak podania danych może uniemożliwić realizację powyższych celów.

7.4. Organizator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w szczególności ochronę przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją.

7.5. Dane osobowe mogą być przekazywane zaufanym podmiotom współpracującym z Organizatorem przy realizacji Usług (np. dostawcy systemów rezerwacyjnych, firmy księgowe, podwykonawcy techniczni), wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania i na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych.

7.6. Osobom, których dane dotyczą, przysługują w szczególności prawa: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wycofania zgody w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7.7. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych, w tym informacje o odbiorcach danych, okresach przechowywania, podstawach prawnych przetwarzania oraz stosowanych zabezpieczeniach, opisane są w odrębnej Polityce prywatności dostępnej w Serwisie.

8. Postanowienia końcowe

8.1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie z ważnych przyczyn, w szczególności w związku ze zmianami obowiązujących przepisów prawa, rozszerzeniem zakresu Usług lub modyfikacją funkcjonalności Serwisu.

8.2. Zmieniony Regulamin będzie publikowany w Serwisie wraz z informacją o dacie jego obowiązywania. W przypadku umów już zawartych zastosowanie ma wersja Regulaminu obowiązująca w chwili zawarcia umowy, chyba że strony wyraźnie postanowią inaczej.

8.3. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz innych ustaw powszechnie obowiązujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

8.4. Wszelkie spory mogące wyniknąć na tle stosowania Regulaminu lub realizacji umów zawartych pomiędzy Klientem a Organizatorem strony w pierwszej kolejności będą starały się rozwiązać polubownie, w drodze negocjacji i dialogu biznesowego.

8.5. W przypadku braku możliwości polubownego rozwiązania sporu, spór będzie rozstrzygany przez właściwy rzeczowo sąd powszechny. W relacjach z Klientami będącymi przedsiębiorcami sądem właściwym może być sąd właściwy dla siedziby Organizatora, o ile nie sprzeciwiają się temu bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.

8.6. Regulamin jest dostępny w Serwisie w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalenie przez Użytkownika lub Klienta, w tym zapisanie na trwałym nośniku.

8.7. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub nieskuteczne na mocy prawomocnego orzeczenia sądu lub decyzji właściwego organu, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a strony zobowiązują się zastąpić nieważne lub nieskuteczne postanowienie regulacją możliwie najbliższą jego pierwotnemu znaczeniu i celowi.